Les projets réalisés par les étudiants de TELECOM Lille 1 sont gérés au niveau contractuel et suivis par un ou plusieurs membres de l'association. Un certain nombre d'étapes interviennent dans le suivi d'une réalisation. La méthodologie n'est pas figée de même que les outils, l'objectifs est de s'adapter au contexte du client pour que le projet aboutisse dans les meilleures conditions.

Le premier contact avec le client se fait soit de sa propre initiative ou soit grâce au travail de prospection effectué. Le but est de présenter la 3e, définir le contexte pour cerner le projet (domaine, taille...) et enfin de prévoir une rencontre.

La première rencontre peut s'effectuer dans nos locaux ou dans ceux de l'entreprise. Son but est de définir un cahier des charges afin de mieux cibler les besoins et envies du client. Dans la plupart des cas, c'est l'administrateur qui sera le chef de projet qui effectue ce rendez-vous.

A la fin de ce rendez-vous les objectifs du projet doivent être clairement définis ainsi que les exigences et contraintes qu'il entraîne. On peut ainsi clairement définir la faisabilité de ce projet.

Durant toute la durée du projet, un responsable de projet bénévole est nommé. Il aura pour mission, le suivi des étudiants impliqué dans le projet, l'organisation du suivi du projet ainsi que des réunions d'avancement du projet.

Avec plus de 500 étudiants susceptibles de réaliser le projet, les critères de choix sont fonctions de la mission (expériences dans le domaine, disponibilité ...).

Après avoir validé le cahier des charges, la 3e réalise un devis pour le client et présente le/les étudiant(s) qui vont réaliser le projet. Le cahier des charges contient la composition de l'équipe, le tarif proposé et la planification de l'étude. Si le devis convient, les contrats sont signés entre l'entreprise, la 3e et l'étudiant.

Durant la réalisation du projet, le client est tenu au courant de son avancement grâce à des réunions d'avancement planifiées régulièrement. Pendant toute la période de réalisation du projet, le responsable du projet vérifie où en est l'étudiant dans sa réalisation et le respect impératif du délai. Le client a le droit de regard sur l'état d'avancement à tout moment.

La 3e présente avec le/les étudiant(s) le projet fini et s'assure qu'il correspond bien aux attentes émises dans le cahier des charges. Une réunion post-projet est organisée en interne pour analyser les points positifs ainsi que les difficultés rencontrées par l'étudiant.